การจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ

การจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ

แนวคิดและหลักการ

         1. การจัดหาทรัพยากรสารสนเทศ หมายถึงกระบวนการดำเนินงานทางเทคนิควิชาชีพสารสนเทศศาสตร์ในหลาย ๆ รูปแบบ หลายขั้นตอนต่อเนื่องกัน เพื่อให้ศูนย์สารสนเทศได้มาซึ่งทรัพยากรสารสนเทศที่              1.1 เหมาะสมตามหลักวิชา              1.2 ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ และ              1.3 ได้มาอย่างรวดเร็วที่สุดตามระบบงาน         2. ทรัพยากรสารสนเทศที่มีความเหมาะสมตามหลักวิชา ได้มาโดยผ่านการประเมินคุณค่าอย่างเข้มข้นของนักพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศ ไม่ว่าจะเป็นการแนะนำ การชี้นำ หรือการวิจารณ์ทรัพยากรสารสนเทศทั้งการสัมผัสจับต้องโดยตรง หรือผ่านเครื่องมือช่วยในการเลือกทั้งเครื่องมือหลักและเครื่องมือเสริม         3. ขั้นตอนเชื่อมต่อระหว่างการประเมินคุณค่ากับการจัดหา ก็คือการตัดสินใจเลือกทรัพยากรสารสนเทศแต่ละชิ้นนั้นให้ได้4. การจัดหาหรือการดำเนินงานเพื่อให้ได้มาซึ่งทรัพยากรสารสนเทศ แบ่งได้เป็น 4 วิธี คือการซื้อ การได้เปล่า การแลกเปลี่ยน และการผลิตขึ้นเอง ดังรายละเอียดในลำดับต่อไป

การซื้อ          การซื้อ คือการจ่ายเงินของหน่วยงาน / องค์กรเพื่อให้ได้ทรัพยากรสารสนเทศ มาจัดบริการแก่ผู้ใช้ การซื้อจะมีกรรมสิทธิ์ครอบครองและใช้งานทรัพยากรสารสนเทศตลอดไปภายใต้กฎหมายว่าด้วยลิขสิทธิ์ สิทธิบัตร และทรัพย์สินทางปัญญา การซื้อ เป็นวิธีจัดหาที่ต้องใช้เงินจำนวนมากกว่าวิธีอื่น ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งทรัพยากรสารสนเทศ ก็ยังเป็นสินค้าทั่วไปในเชิงเศรษฐกิจที่นับวันแต่จะมีราคาแพงขึ้นตามกลไกตลาดและภาวะทางเศรษฐกิจโลก การตัดสินใจซื้อทรัพยากรสารสนเทศแต่ละชิ้น จึงต้องดำเนินการ อย่างรอบคอบ ถูกต้องตามหลักวิชาชีพ ตลอดจนมีราคาที่เหมาะสม ที่เรียกว่า “การซื้ออย่างมีประสิทธิผล” นั่นเอง กระบวนการจัดซื้อ มีดังนี้             1. จัดทำรายการทรัพยากรสารสนเทศที่ผ่านการประเมินคุณค่า และตัดสินใจ เลือกแล้วตามหลักวิชาและความต้องการของผู้ใช้อย่างเข้มข้น            2. เสนอขออนุมัติซื้อต่อผู้มีอำนาจอนุมัติ            3. เมื่อได้รับอนุมัติแล้ว จึงดำเนินการซื้อตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยการพัสดุ ซึ่งต้องปฏิบัติตามระเบียบดังกล่าวโดยเคร่งครัด            4. การซื้อ ต้องเลือกวิธีปฏิบัติให้ถูกต้องตามจำนวนเงินในแต่ละครั้ง            5. ในการซื้อแต่ละครั้งแต่ละวิธี จะต้องมีการแต่งตั้งคณะกรรมการขึ้นดำเนินการหลายคณะ เช่น คณะกรรมการเปิดซองสอบราคา คณะกรรมการรับและเปิดซองประกวดราคา คณะกรรมการพิจารณาผลการประกวดราคา คณะกรรมการตรวจรับพัสดุตามแต่กรณีเป็นต้น และมีรายละเอียดอื่น ๆ ที่จะต้องปฏิบัติอย่างเคร่งครัด            6. เมื่อดำเนินการจัดซื้อถูกต้องเรียบร้อยจนถึงขั้นคณะกรรมการตรวจรับ พัสดุลงนามแล้ว จึงรับทรัพยากรสารสนเทศเหล่านั้นมาดำเนินงานทางเทคนิควิชาชีพต่อไปอันได้แก่ การลงทะเบียน การปรับปรุงสภาพความแข็งแรงทนทานและความปลอดภัยในการบริการ จัดหมวดหมู่และทำรายการค้น และนำออกบริการแก่ผู้ใช้ได้ในที่สุด    การได้เปล่า            เป็นการจัดหาที่ใช้เงินน้อยหรือเกือบไม่ใช้เงินเลย เงินที่ใช้เพื่อการได้เปล่าไม่ใช่เป็นมูลค่าราคาของทรัพยากรสารสนเทศ หากแต่เป็นค่าดำเนินการตามความจำเป็น ซึ่งส่วนใหญ่ก็คือค่าส่งจดหมายติดต่อสื่อสาร และส่งทรัพยากรสารสนเทศโดยทางไปรษณีย์หรือค่าบริการขนส่งสินค้าโดยทั่วไปนั่นเอง การได้เปล่าจำแนกได้เป็น 2 แบบ คือ             1. การบริจาค คือการที่ผู้มีจิตอันเป็นกุศลจ่ายเงินซื้อทรัพยากรสารสนเทศที่มีจำหน่ายนั้นให้โดยไม่คิดมูลค่าราคา นักพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศเพียงแต่เสียค่าใช้จ่ายเพื่อติดต่อสื่อสารกับผู้บริจาค และ / หรือเสียค่าขนส่งทรัพยากรสารสนเทศเหล่านั้น ภาระหน้าที่อันสำคัญของนักพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศก็คือ ต้องเสาะแสวงหาผู้มีจิตอันเป็นกุศลที่จะจ่ายเงินซื้อทรัพยากรสารสนเทศมาบริจาค ดำเนินการติดต่อขอรับการบริจาค ขนส่ง และตอบแสดงความขอบคุณอย่างจริงใจ เพื่อให้ผู้บริจาคเกิดความปีติยินดีในกุศลทานที่จ่ายเงินไปในการนี้             2. การแจก คือการที่หน่วยงานหรือบุคคลมีความมุ่งหมายผลิตทรัพยากรสารสนเทศขึ้นเพื่อมอบให้ผู้ที่เห็นคุณค่าของทรัพยากรสารสนเทศนั้น ๆ โดยมิได้ผลิตขึ้นมาเพื่อการซื้อขายแต่ประการใด ภาระหน้าที่ของนักพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศก็คือ ต้องเสาะแสวงหาหน่วยงานหรือบุคคลที่ผลิตหรือมีทรัพยากรสารสนเทศนั้นไว้เพื่อให้เปล่า ดำเนินการติดต่อขอรับแจก ขนส่ง และตอบแสดงความขอบคุณอย่างจริงใจ เพื่อให้หน่วยงานหรือบุคคลผู้แจกได้รับทราบว่าการผลิตทรัพยากรสารสนเทศนั้น ๆ บรรลุความมุ่งหมาย คือมีผู้เห็นคุณค่าและนำทรัพยากรสารสนเทศเหล่านั้นไปใช้ประโยชน์แล้วนั่นเอง  การแลกเปลี่ยน              เป็นการใช้ทรัพยากรสารสนเทศที่มีอยู่เกินจำนวนใช้งาน หรือหมดความจำเป็นในการใช้งาน ไปแลกกับทรัพยากรสารสนเทศของหน่วยงานองค์กรอื่นตามที่ ได้ทำข้อตกลงร่วมกัน โดยต้องดำเนินการอย่างถูกต้อง กล่าวคือ             1. ทรัพยากรสารสนเทศที่จะนำมาแลกเปลี่ยนนั้น ต้องไม่มีหลักฐานการขึ้นทะเบียนคงอยู่ หากจะนำทรัพยากรสารสนเทศที่มีหลักฐานการขึ้นทะเบียนไว้แล้วมาแลกเปลี่ยน จะต้องดำเนินการ “คัดออก” คือถอนทะเบียนให้ถูกต้องตามกฎหมายและระเบียบปฏิบัติของหน่วยงานองค์กร             2. การแลกเปลี่ยนอาจดำเนินการได้ใน 2 ลักษณะ ตามแต่จะมีข้อตกลงร่วมกันระหว่างหน่วยงานที่แลกเปลี่ยนนั้น คือ                  2.1 เป็นคู่แลกเปลี่ยนกันโดยตรง                  2.2 แลกเปลี่ยนผ่านหน่วยงานที่เป็นศูนย์กลางบริหารจัดการการแลกเปลี่ยน             3. สัดส่วนในการแลกเปลี่ยนตามแต่จะตกลงกัน เช่นแลกเปลี่ยนเล่มต่อเล่มซึ่งจะง่ายต่อการปฏิบัติ หรือแลกเปลี่ยนเล่มต่อหลายเล่มตามแต่เนื้อหาวิชาหรือคุณค่าของทรัพยากรสารสนเทศที่กำหนด หรือสามารถปฏิเสธการแลกเปลี่ยนได้ในบางกรณี เป็นต้น             4. ค่าใช้จ่ายในการขนส่งทรัพยากรสารสนเทศที่แลกเปลี่ยนมักจะเป็นภาระของผู้ได้รับทรัพยากรสารสนเทศนั้น             5. หน่วยงานองค์กรจะต้องมีจิตสำนึกที่เอื้อเฟื้อเผื่อแผ่ต่อกันและกันดำเนินงานแลกเปลี่ยนอย่างเป็นระบบ กล่าวคือจัดเก็บทรัพยากรสารสนเทศเป็นหมวดหมู่ให้ง่ายต่อการค้นหา และเผยแพร่รายละเอียดของทรัพยากรสารสนเทศที่พร้อมจะแลกเปลี่ยนนั้นอย่างเป็นเครือข่ายไม่ปิดบังอำพราง การผลิตทรัพยากรสารสนเทศขึ้นเอง              เป็นวิธีจัดหาแบบเส้นผมบังภูเขา กล่าวคือนักพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศมักจะมองข้ามไป อาจเป็นเพราะเข้าใจว่าการผลิตทรัพยากรสารสนเทศไม่ใช่บทบาทหน้าที่ของตน ทั้งยังเป็นภาระที่หนักหน่วง ต้องใช้เวลานานมาก และต้องเสียค่าใช้จ่ายสูง อย่างไรก็ตาม หากนักพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศมีความเข้าใจเกี่ยวกับประเภทและชนิดของทรัพยากรสารสนเทศอย่างกว้างขวางครอบคลุมและลึกซึ้งพอ ก็จะมองเห็นทางผลิตทรัพยากรสารสนเทศได้อย่างง่ายดาย ใช้เงินน้อย ใช้เวลาไม่มากหรือใช้เวลาว่างจากการทำงานประจำให้เกิดประโยชน์มากยิ่งขึ้น ทั้งยังจะทำให้ได้ทรัพยากรสารสนเทศที่มีคุณค่าถูกต้องเหมาะสมตรงตามหลักวิชาและความต้องการใช้ประโยชน์ของผู้ใช้มากกว่าการจัดหาวิธีอื่น ๆ ที่กล่าวมาแล้วทั้งหมด คือไม่ต้องเสียงบประมาณจำนวนมากทั้งยังลดภาวะการเสี่ยงต่อความผิดตามกฎหมายและระเบียบการซื้อหรือเช่าลดการเสาะแสวงหาและติดต่อสัมพันธ์กับผู้บริจาคหรือผู้แจก และไม่ต้องยุ่งยากลำบากในการแลกเปลี่ยนกับหน่วยงานองค์กรอื่น ตัวอย่างการผลิตทรัพยากรสารสนเทศขึ้นเอง เช่น             1. การทำกฤตภาคจากหนังสือพิมพ์ล่วงแล้ว (ต้องเป็นหนังสือพิมพ์ที่“คัดออก”  อย่างถูกต้องตามระเบียบของหน่วยงานองค์กร)  โดยใช้กาวและกระดาษแบบเพื่อผนึกเพียงเล็กน้อย  และใช้เวลาในขณะนั่งรอให้บริการผู้ใช้ก็ทำได้             2.  การทำวัสดุกราฟิค  เช่นภาพผนึกจากปฏิทินของปีที่ผ่านพ้นไปแล้วซึ่งจะได้ภาพสวยงามมีคุณค่าสูง  คุ้มกับค่ากาว  กระดาษแบบ  และเวลา             3. การทำสไลด์  หากมีกล้องถ่ายรูปหรือยืมจากที่อื่นได้  ก็เสียค่าใช้จ่ายเพียงค่าฟิล์มสไลด์  1  ม้วนพร้อมค่าล้างและทำกรอบ  ก็จะได้สไลด์ถึง  35  แผ่น  แต่ละแผ่นจะถูกต้องตรงตามบทที่กำหนดไว้    หากซื้อสไลด์สำเร็จรูปนอกจากจะมีราคาแพงมากแล้วในชุดนั้น  ๆ  บางภาพอาจไม่ตรงตามต้องการก็จำยอมซื้อมาทั้งชุดด้วยราคาแพง             4. การบันทึกเทปเสียง หรือการบันทึกวีดิทัศน์ ก็มีข้อดีเด่นทำนองเดียวกับการทำสไลด์ดังกล่าวมาข้างต้น คืออุปกรณ์หาได้ง่าย ต้นทุนต่ำ ได้ทรัพยากรสารสนเทศที่มีเนื้อหาถูกต้องครบถ้วนตรงตามต้องการ             5. การทำจุลสาร ตั้งแต่การทำแผ่นพับด้วยกระดาษเพียงแผ่นเดียว จนถึงทำเป็นเล่ม นักพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศ ย่อมสามารถผลิตเองได้อย่างแน่นอน             6. การทำวารสาร อาจเป็นงานที่หนัก ใช้ความสามารถ ใช้เวลา และใช้เงินเป็นจำนวนมาก แต่ก็อยู่ในวิสัยที่นักพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศสามารถทำได้             7. การทำหนังสือตำรา เป็นงานที่หนักมาก แต่นักพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศก็อาจทำได้ในขอบเขตเนื้อหาวิชาชีพ หรืออาจเป็นคู่มือปฏิบัติงาน หรือทำโครงการปรับปรุงศูนย์สารสนเทศของตนเองให้เจริญก้าวหน้าทำประโยชน์แก่ผู้ใช้ยิ่ง ๆขึ้นไป เป็นต้น